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Regole dello smart working: come fare a partire da settembre 2022

Ecco le nuove regole e quali aspetti vanno disciplinati nell'accordo con il lavoratore (tra cui luogo di lavoro, orari, strumenti di lavoro, tempi di riposo).
regole smart working

Il 31 agosto scade la proroga della regola, introdotta all’inizio della pandemia nel 2020 e durata oltre due anni, che consentiva ai datori di lavoro di disporre l’utilizzo dello smart working in via unilaterale.

Quali sono le nuove regole per lo smart working a partire da settembre 2022?

Le approfondiamo in questo articolo: vediamo quali sono le novità e come attivare lo smart working nelle aziende.

Regole dello smart working: le novità da settembre 2022

Il Decreto Semplificazione 2022 rende nuovamente obbligatoria la sottoscrizione  dell’accordo individuale tra datore e lavoratore, come previsto dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017.

Il datore di lavoro dovrà quindi:

  • Stipulare un accordo individuale di smart working con il lavoratore;
  • Comunicare telematicamente entro il termine di 5 giorni al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori interessati, la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità smart working.

Non è più obbligatorio allegare alla comunicazione telematica l’accordo individuale sottoscritto, il quale dovrà comunque essere conservato dal datore di lavoro per un periodo di 5 anni.

In caso di mancata o ritardata comunicazione sarà applicata una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.

Se l’accordo di smart working è stato inviato in una data precedente al 1° settembre 2022 non è necessario trasmetterlo nuovamente, tranne in caso di accordi a tempo determinato che vengono prorogati a partire dal 1° settembre.

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Come attivare lo smart working in azienda

Dal 1° settembre 2022, dunque, viene meno la gestione semplificata dello smart working.

Dal 1° settembre le imprese potranno fare ricorso allo smart working solo se avranno preventivamente negoziato e sottoscritto con ciascun lavoratore un accordo individuale con il datore di lavoro conforme ai contenuti minimi richiesti dalla legge 81/2017.

Quali aspetti devono essere disciplinati nell’accordo individuale

L’accordo di smart working definisce le regole per lo svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori delle sedi aziendali.

I contenuti dell’accordo devono essere:

  • La durata dell’accordo (a termine o a tempo indeterminato);
  • L’alternanza tra i periodi di lavoro all’interno e all’esterno dell’azienda ovvero le modalità per decidere il lavoro fuori dalla sede e la frequenza con cui vi si potrà accedere;
  • I luoghi eventualmente esclusi per il lavoro da remoto;
  • Gli aspetti relativi alla prestazione lavorativa da remoto, incluse le forme di esercizio del potere direttivo del datore di lavoro e le condotte del lavoratore che possono dar luogo a sanzioni disciplinari;
  • Gli strumenti di lavoro;
  • I tempi di riposo e le misure tecnico – organizzative che assicurano la disconnessione;
  • Le forme e le modalità di controllo della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali;
  • L’eventuale attività formativa necessaria per svolgere la prestazione in modalità agile;
  • Le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali.

Quali diritti ha il lavoratore in smart working?

Lo smart working identifica un diverso luogo di svolgimento della prestazione lavorativa; nella sostanza, quindi, il lavoratore ha gli stessi diritti dei colleghi in presenza:

  • Retribuzione contrattuale e altre somme previste da accordo aziendali e/o individuali;
  • Diritto a ferie e permessi retribuiti;
  • Applicazione degli obblighi in materia di salute e sicurezza di cui al Decreto Legislativo n. 81/2008;
  • Tutela INAIL contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali connessi alla prestazione svolta all’esterno dei locali aziendali;
  • Applicazione di diritti e libertà sindacali individuali e collettive previste da legge e contrattazione collettiva;
  • Pari opportunità nell’utilizzo degli strumenti di lavoro e arricchimento del bagaglio professionale grazie ad attività formative;
  • Diritto alla disconnessione: il lavoratore in smart working ha il diritto di godere del suo riposo giornaliero e non deve essere costantemente reperibile.

Regole dello smart working: luogo di lavoro, orari, policy

Nell’accordo individuale con il lavoratore vanno definiti alcuni aspetti: luogo di lavoro, orari, strumenti e una policy interna.

Il lavoratore può scegliere il luogo di lavoro?

Sì, purché il luogo scelto abbia caratteristiche tali da consentire la regolare esecuzione della prestazione, in condizioni di riservatezza e sicurezza, anche con specifico riferimento al trattamento dei dati e delle informazioni aziendali e purché rispetti le regole previste dall’accordo individuale.

Quali sono gli orari di smart working?

Gli orari del lavoro in smart working devono essere definiti nell’accordo, purché prevedano il diritto alla disconnessione.

Chi fornisce gli strumenti di lavoro da usare?

A meno di diversi accordi tra le parti, è il datore di lavoro a fornire la strumentazione tecnologica e informatica per l’attività da remoto. Deve inoltre farsi carico delle spese di manutenzione e sostituzione.

L’importanza di definire una policy per lo smart working

Lo smart working cambia il modo in cui il lavoratore svolge la sua prestazione lavorativa. È opportuno e fondamentale definire una policy interna, così da informare tutti i lavoratori su come gestire comunicazioni, emergenze e tool elettronici. 

Tra gli aspetti da prendere in considerazione:

  • Tempi e modalità delle comunicazioni telefoniche e via email;
  • Diritto alla disconnessione e reperibilità del lavoratore;
  • Regole per video chiamate e meeting interni ed esterni.

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